Efficiënt communiceren met het hele zorgnetwerk

Ouderen wonen steeds langer thuis. Hierdoor wordt een groter beroep gedaan op eerstelijnsprofessionals en mantelzorgers. Om de zorg voor de cliënt goed af te stemmen, is het belangrijk dat deze zorgverleners goed met elkaar communiceren. Dat is precies waar samenwerkingsplatform OZOverbindzorg bij helpt. Initiatiefnemer Cindy Hobert legt uit hoe zorgverleners deze tool gezamenlijk kunnen gebruiken. En daarbij mag het best even schuren. Want, zo zegt Cindy, zonder weerstand geen verandering.

Man typt op iPad

Afstemming tussen zorgverleners, mantelzorgers en cliënten

In 2012 ging het verzorgingstehuis in Luttenberg dicht en bleven ouderen langer thuis wonen. Lokale eerstelijnsprofessionals zagen hierdoor veel werk op zich af komen. Met name op het gebied van communicatie voorzagen zij een probleem: er is vaker afstemming nodig tussen zorgverleners, maar traditionele contactmogelijkheden nemen (te) veel tijd in beslag. Daarnaast misten de zorgverleners de cliënt en mantelzorgers in de onderlinge communicatie. Cindy, praktijkmanager bij de lokale huisarts, ging op zoek naar een digitaal hulpmiddel waarmee het hele netwerk efficiënt kan communiceren. Zo kwam OZOverbindzorg tot stand.

‘‘Je krijgt een e-mail als er wat voor jou in OZO staat. Dat is heel wat anders dan drie keer gebeld worden tijdens je spreekuur.’’

Betere beheersing workload en meer eigen regie

‘‘Bij de huisarts waar ik werk hebben we 70 mensen in OZO. Daar delen we geen dossiers, maar communiceren we over vandaag. Wat moet er gebeuren? Wie gaat wat doen? Dat werkt heel efficiënt en prettig,’’ aldus Cindy. ‘‘Je krijgt een e-mail als er wat voor jou in OZO staat. We krijgen gemiddeld drie berichten per dag die je tussendoor weg kunt werken, zonder dat je daar tijd voor hoeft te blokken. Dat is heel wat anders dan drie keer gebeld worden tijdens je spreekuur.’’ Zorgverleners kunnen hun workload dus beter beheersen en zijn direct van de patiëntsituatie op de hoogte. Zonder dat ze tijdens hun werkzaamheden gestoord worden.

De eigen regie van patiënten en hun mantelzorgers neemt door deze manier van werken toe, zonder dat ze op de stoel van de arts hoeven te gaan zitten. ‘‘Het is soms best ingewikkeld om te beslissen wanneer je de dokter moet bellen. Bij OZO kun je laagdrempelig delen waar je last van hebt en aan de zuster vragen of je de dokter daarvoor moet bellen. Daardoor escaleert een situatie niet.’’

Stimuleer nieuw gedrag

Hoewel OZO inmiddels zo’n 40.000 ambassadeurs heeft, merkt Cindy dat nieuwe gebruikers vaak terughoudend zijn. ‘‘Organisaties zeggen vaak dat de patiënt centraal staat, terwijl de belangen van de organisatie in werkelijkheid centraal staan. Zij houden hardnekkig vast aan de vaak dure ICT waarover zij zelf al beschikken. Maar daarmee kun je niet samenwerken.’’

‘‘De grootste stap die je moet zetten, is veranderen. ICT is niet moeilijk. Iets nieuws gebruiken en je oude gewoontes loslaten, dat is wel moeilijk.’’

Dezelfde hardnekkigheid valt Cindy op bij de implementatie van de tool. ‘‘De grootste stap die je moet zetten, is veranderen. ICT is niet moeilijk. Iets nieuws gebruiken en je oude gewoontes loslaten, dat is wel moeilijk.’’ Om dit te realiseren, laat OZOverbindzorg nieuwe gebruikers zes weken ervaren wat wel en niet werkt. ‘‘Na zes weken evalueren we en blijkt dat een deel heel enthousiast is en een ander deel niet. Dan kunnen we met elkaar uitspreken wat wel en niet fijn werkt. Door de simpele tool die we gebruiken, kom je dichter naar elkaar en bespreek je met elkaar hoe je eigenlijk wilt samenwerken. Op basis daarvan maken we samenwerkingsafspraken. Na drie maanden evalueren wij weer en daarna pas weer na een jaar.’’ En dat werkt: tot nu toe is er nog nooit iemand gestopt.

Tip voor collega’s: sta open voor weerstand

‘‘De grootste weerstand wordt je beste ambassadeur,’’ begint Cindy, ‘‘dus je hebt ook een beetje weerstand nodig. Mensen moeten even klagen, daardoor weet je dat er iets gebeurt. Je hebt weerstand nodig om tot verandering te komen.’’ Haar tip: maak van die weerstand gebruik om met elkaar het goede gesprek te voeren.

Contactgegevens

Waar: Luttenberg

Betrokken organisatie: OZOverbindzorg

Contactpersoon: Cindy Hobert, directeur OZOverbindzorg, 06 21 53 82 33